Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Inte färre, men tydligare

Man kan förledas att tro att en vän av ord­ning som jag då tyck­er att du inte ska använ­da så mån­ga appar, utan begrän­sa dig till några få, men där skulle du ta fel. Det är i mitt tycke inte utvä­gen här, lika lite som att lös­nin­gen på att det blir mån­ga krockar när mån­ga for­don kör kors och tvärs är att begrän­sa antalet for­don. Snarare behövs det tydli­ga trafikre­gler, för såväl for­don som appar.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i att din vardag blir röri­gare av att du sparar infor­ma­tion och doku­ment som kan vara bra att ha i flera oli­ka verk­tyg och du kom­mu­nicer­ar med oli­ka per­son­er i all­sköns direk­tmed­de­lande­funk­tion­er, gör tydli­ga regler så här:

1. På en lapp, gör en lista till vän­ster över de appar, tjän­ster, pro­gram eller verk­tyg du använ­der om dagar­na. Det kan vara Out­look, Gmail, Påmin­nelser i iPhone, mapp­struk­turen på servern, OneDrive, Google Dri­ve, Excel, Google Docs, LinkedIn — ja, allt möjligt.
   
2. Till höger på lap­pen, gör en lista över de oli­ka funk­tion­er eller oper­a­tioner du utför eller de behov du fyller med appar­na, tjän­ster­na, pro­gram­men och verk­ty­gen. Jag föreställer mig att det är mejla, direk­tmed­de­landen, chat, lagra doku­ment du behöver ha kvar, skri­va möte­san­teck­ningar, hål­la koll på det du har att göra, se din kalen­der, samar­be­ta i arbets­grup­per och myck­et annat.
   
3. Dra streck mel­lan appar­na och funk­tion­er­na som rep­re­sen­ter­ar vad du använ­der till vad.
4. När du är till­räck­ligt klar, ta en titt på lin­jesys­temet du ritat. Frå­ga dig:
   
   • När en funk­tion har streck till/​från mån­ga appar, kan du ta bort något streck, det vill säga slu­ta använ­da den appen till just det för att få ett mer ren­od­lat använ­dande med färre krockar? Det kan vara att i fort­sät­tnin­gen bara föra mötes­no­teringar i OneNote och ingen annanstans. Eller, slu­ta notera något du har att göra i ett verk­tyg du mest använ­der till andra sak­er (men som råkade ha en list­funk­tion ock­så) och istäl­let enkom använ­da din huvud­sak­li­ga att göra-lista?
5. Gör sedan vad du behöver för att stu­va om och föl­ja de av dig nyss sat­ta trafikreglerna.

“Den till det­ta” hjälper dig tillrätta

Om du sät­ter upp regler och gör tydligt för dig själv vad var­je app eller verk­tyg ​”får göra”, kom­mer du att behö­va läg­ga min­dre tid på att leta efter sådant du skriv­it eller lagt någon­stans. Istäl­let vet du med självk­larhet vad du använ­der till vad. 

Du slip­per dubbelsparande (för att inte säga dubbel­ska­pande) och istäl­let för att stjäla din tid i onö­dan, hjälper dig appar­na och verk­ty­gen så att ditt arbete blir lättare.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att ren­od­la vad du använ­der till vad i ditt arbete? Dina bäs­ta knep, tankar och erfaren­heter kan vara ovärderli­ga för någon annan — känn dig fri att dela dem med mig i ett mejl.

(Har du för­resten tänkt på var­för du slu­tar med appen du tes­tar?