Strukturbloggen

När vi är inne i en inten­siv arbetspe­ri­od och våra verk­tyg är e‑posten, att-göra-lis­tan och kalen­dern, är det lätt att tap­pa översikt.

Visst, i kalen­dern kan du kika både framåt och bakåt hela månad­er i stöten, men hur infor­ma­ti­va är egentli­gen dessa månadsvyer?

Om vi vill und­vi­ka att plöt­sligt upp­täc­ka att ​“Va? Var det redan näs­ta vec­ka?!”, behöver vi då och då lätt kun­na se var vi är, vad vi gjort det senaste och vad som vankas framöver.

Kan­hän­da vill du snabbt stäm­ma av hur ni lagt era avstämn­ingsmöten i rela­tion till andra kri­tiska aktiviteter i pro­jek­tet du dri­ver. Har du en avgörande dead­line om några veck­or, vill du ofta få en känsla för hur långt det är kvar, hur mån­ga dagar av arbete du har till för­fo­gande och vad som ska hän­da på vägen.

Om du är som jag, har du ibland mul­na dagar då du inte tyck­er att du gör några fram­steg alls, utan att det bara tug­gar på utan att du åstad­kom­mer något särskilt. Då skulle du må bra av att på ett smidigt sätt bli påmind om vil­ka steg du fak­tiskt bock­at av det senaste och hur myck­et det egentli­gen är som händer.

Överblick på ett ögonblick

Vill du få över­sikt — gör en tidslinje.

Du ser tydli­gare hur lång eller kort tid du har på dig. En tid­slin­je sät­ter varda­gens detal­jer i per­spek­tiv. Den vidgar ditt seende från att vara av tun­nelka­rak­tär till att omfat­ta hel­heten. När omdömet är stukat, ger tid­slin­jen dig åter känslan för sak­ers rät­ta rela­tion­er, såväl när det gäller tid som omfattning.

Gör så här

Men, var och hur gör du en tid­slin­je? Här kom­mer sex idéer.

1. Köp rit­pap­per på rulle och låt det suc­ces­sivt utrul­lade pap­pret vara själ­va tid­slin­jen. Rita med tusch­pen­na ut när och hur länge sak­er hän­der. Använd till exem­pel de fina Cop­icpen­nor­na, så kan du till och med rita i ditt före­tags pro­fil­färg­er. Den här tid­slin­jen räck­er länge. All­tefter­som tiden går, rullar du ut mer pap­per. Passer­ade år rullar du ihop i andra änden. När du vill se allt ni åstad­kom­mit, rullar du ut allt igen och då kan du prak­tiskt taget van­dra dig igenom verk­samhetens historia.
2. Använd Time­line, en webtjänst utveck­lad på North­west­ern Uni­ver­si­ty. Om du är bekant med att ska­pa Google Sheets-blad, kan du få till en ele­gant, dynamisk och scroll-bar tid­slin­je du kan bäd­da in på ert intranät. Time­line hit­tar du här.
3. Lägg in allt som ska hän­da framöver i ett enda Excel-ark. Läg­ger du en hän­delse per rad har du lätt att göra ett Gantt-schema av det. Låt en upp­sät­tning kolum­n­er till höger till exem­pel rep­re­sen­tera några kom­mande månaders veck­or och fyll celler­na så det tydligt framgår vad som ska ske när och hur länge.
4. Använd en väg som metafor. Rita upp tidspe­ri­o­den framöver som en väg (eller hit­ta en snygg bild på en väg) och skriv in var på vägen vad hän­der, som milstolpar.
5. Gör en automa­tiskt ritad tid­slin­je i ett Excel-dia­gram. Här finner du en instruk­tion hur du kan gå tillväga. 
6. Spänn upp en horison­tell vajer mel­lan två skru­vö­glor på väggen på ditt kon­tor. Häng upp lap­par som beskriv­er vad som kom­mer att hän­da när med hjälp av kläd­ny­por eller snit­si­ga doku­men­tk­läm­mor. Inspir­eras av Toy­otas pro­jek­tvi­su­alis­er­ingsme­todik och låt oli­ka färg­er på lap­par­na rep­re­sen­tera oli­ka typer av hän­delser, så du lätt tolkar hel­heten utan att för den skull stå så nära att du kan läsa tex­ten på alla lapparna.

Plöt­sligt ser du horisonten

Åskådlig­gör du skeen­den och plan­er i en tid­slin­je, får du lättare att plan­era vad som ska göras för att upp­nå de mål du har för det som ska göras. 

Du gör enklare det som ska göras i rätt tid och rent av i god tid, efter­som du tydligt ser hur myck­et tid du har till förfogande.

Hur gör du?

När har du använt en tid­slin­je på ett myck­et lyck­osamt sätt? Läm­na en kom­men­tar och berätta!