Strukturbloggen

När så mycket av vår arbetsrelaterade kommunikation idag försiggår via e-post, kan detta centrala verktyg rätt använt vara ryggraden i en god personlig struktur eller inte fullt så rätt använt vara tuvan som stjälper hela lasset.

Hur du ställer in ditt e-postsystem och hur du sätter upp mappar, regler och sorteringar i all ära; det som ofta är avgörande är hur du använder e-posten i vardagen.

Nu finns det inte några centralt och globalt fastställda regler för hur man ska maila, men någon sorts e-postetikett har väl ändå etablerats spontant?

Om vi hittar en gemensam minsta nämnare i hur vi mailar, flyter kommunikationen oss emellan den vägen smidigare och vår e-postspäckade vardag blir ett snäpp enklare.

Om jag finge bestämma, skulle vi följa dessa regler när vi mailar:

Skriv alltid någonting beskrivande i ärenderaden

Nej, bara “Hej” duger inte.

Vi får så många mail och ju snabbare vi kan avgöra vad mailet handlar om, desto lättare kan vi bestämma vad som är precis rätt mail att prioritera just nu.

Startar du en ny konversation, skapa ett nytt, blankt mail

Istället för att skicka ett nytt mail till någon du haft kontakt med tidigare genom att svara på ett två månader gammalt mail från denne som du hittat bland alla de mail du har kvar i din inbox, skapa ett helt nytt mail eller ändra åtminstone ärenderaden till vad det här mailet handlar om (istället för “RE: [Vad ni kommunicerade om för ett bra tag sedan]”).

Använd de vanliga, etablerade skrivreglerna

Börja ny mening med stor bokstav, så blir texten lättare att läsa. Formulera meningar så att varje åtminstone innehåller subjekt och predikat, så ger du ett gott intryck.

Är mailet långt, styckesindela flitigt

Låt styckena vara kortare än om du hade skrivit ett brev att printa på papper. Text på skärm upplevs ofta jobbigare att läsa än text på papper.

Skickar du samma mail till många som inte känner varandra, använd bcc:-funktionen istället för cc:

Använder du cc:-funktionen, ser alla mottagare alla de andras adresser, vilket kanske inte är välkommet.
I dessa dagar kan man väl söka sig fram till e-postadressen till vem som helst som har nätnärvaro, men tyvärr finns det fortfarande personer som tror att det är OK att skicka nyhetsbrev eller mail till andra utan att fråga, bara för att de fått adressen på detta sätt.

Ställer du flera olika frågor i samma mail, numrera frågorna, så det är lätt för mottagaren att referera varje svar till rätt fråga

Vissa trivs med att svara på frågor “insprängt” i det ursprungliga mailet, som då citeras i svarsmailet. För mig blir sådana svar svårare att läsa.

E-post har mer walkie-talkie- än telefon-samtal-karaktär och därför tycker jag att formen [helt meddelande]-[helt meddelande] faller sig mer naturlig än [helt [och så ett svar på en fråga] medd[och en kommentar på en annan sak]elande].

Fatta dig kort

Det är lättare att hantera många, korta mail än få, långa, eftersom de förra går att radera snart efter att man läst dem, medan de sistnämnda tenderar att ligga kvar i inboxen, eftersom “det var en sak till jag behöver hantera innan jag kan ta bort det”. Surdeg var ordet.

Mindre tid till mail

Så, då var det sagt. Om vi gjorde så här, skulle vi kunna lägga mindre tid på att hantera mail och mer tid på det som verkligen engagerar oss, som är viktigast för vår verksamhet och som gör att vi har störst chans att nå dit vi vill.

Hur gör du?

Vilka e-postetikettregler har jag glömt? Skriv en kommentar för att påminna mig och andra som läser Strukturbloggen.