Skriv mailet nu och få det skickat när det passar…

Har det hänt dig att du har fått jobba sent en dag och när du inpå småtimmarna till slut får iväg de där sista mailen som hängt över dig (för det är ju så skönt att bli helt klar innan helgen) händer det du minst ville skulle hända — att du får mailsvar tillbaka? Den du skickade till hade uppenbarligen också behövt ta ”en jobbkväll” och när den fick dina mail var det något den ville bli av med direkt (för det är ju så skönt att bli helt klar innan helgen) och du fick helt sonika svar på tal direkt. Du som var helt klar! Nu fick du nya uppgifter!

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Är detta inte ett typiskt tillfälle då du både vill ha kakan och äta den? Du vill skicka iväg mailen men du vill inte ha skickat dem (för du vill inte ha svar).

I de flesta mailprogram och mailtjänster finns det en funktion för att senarelägga ivägskickandet av mail du skrivit.

Använd den funktionen i dessa situationer.

Gör så här

Om du då och då behöver skicka iväg ett mail senare än direkt när du skrivit det och inte ännu använt senareläggningsfunktionen, bekanta dig med hur den fungerar i ditt mailverktyg.

I Outlook för Windows hittar du knappen ”Fördröj leverans” till höger i menyfliksområdet ”Alternativ” när du skriver mailet. Du hittar en instruktion från Microsoft här.
Har du istället Outlook för Mac, klicka på pilen bredvid ”Skicka”-knappen och välj där ”Skicka senare”, varefter du anger önskat datum och klockslag. En beskrivning av hur det går till hittar du här.
Använder du Mail (macOS), skaffa dig en plug-in som har fördröjningsfunktionen. Jag är själv nöjd användare av plug-in:en Mailbutler, till exempel.
Mailar du i Gmail når du funktionen “Skicka med schemaläggning” när du klickar på den lilla pilen i högra kanten av “Skicka”-knappen. Här beskriver Google funktionen ytterligare.

Maila när du vill, utan att någon tycker till

Om du nyttjar funktionerna för att skriva mail först och skicka dem sedan, kommer det vara lättare än tidigare för dig att arbeta under tider som passar dig utan att andra behöver påverkas av när det råkar vara smidigast för dig att skriva mail.

Behöver du i undantagsfall få jobb gjort på helgen, men vill inte att dina medarbetare ska känna sig pressade att också de svara chefen (du, alltså) utanför ordinarie arbetstid, kan du låta mailen med lätthet gå iväg på morgonen nästa arbetsdag. Smidigt, om du frågar mig!

Hur gör du?

Hur gör du för att göra ditt mailande enklare? Har du hittat någon annan app, något tillägg eller någon plug-in som gör mailhanteringen till en njutning? Tipsa mig!

(Har du tänkt på nyttan med att skriva kortare mail?)