Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

För ett par veck­or sedan kom det till exem­pel ett mejl där ären­der­aden inled­des med ​“Behöver svar:”, följt av vad mejlet hand­lade om. Jag läste mejlet direkt och for­muler­ade ett svar en stund senare. Naturligtvis. För, ären­der­aden stack ut från mäng­den. Dels blev jag nyfiken på vad det var för bråd­skande frå­ga, dels befa­rade jag att det hade upp­stått någon kris som måste lösas direkt.

Vis­sa mejl är vik­ti­gare än andra

Ibland drar vi iväg ett mejl på en höft och förvän­tar oss näs­tan inte ett svar. Andra tillfällen mejlar vi för att upp­märk­sam­ma mot­ta­garen på något eller få ett bråd­skande besked till­ba­ka. Då är det av avgörande bety­delse att den vi skickar till ser mejlet, läs­er det och agerar.

Ären­der­aden är det verk­tyg vi har till för­fo­gande för att få just vårt mejl att stic­ka ut i mot­ta­garens inkom­mande mejlström.

Lät­tast först

I mejlflo­den de fles­ta av oss möter om dagar­na är det lätt att vi först hug­ger tag i de mejl som vi kan hantera snabbt. Det kan vara skräp eller uppen­bart kor­ta ären­den. Ett mejl går fort­are att hantera om vi redan innan vi läst det har en upp­fat­tning om vad vi ska göra med mejlet. 

En tydligt for­muler­ad ären­der­ad får där ​”in oss på rätt spår”. Ett mejl tar däre­mot län­gre tid att hantera och har en högre tröskel om ären­der­aden är lud­dig eller rent av gam­mal (från en tidi­gare kon­ver­sa­tion) och oväsentlig. Vi tänker då ​“puh!”, pus­tar och går sedan vidare till nästa.

Det avk­la­rade skänker lättnad

En orsak till att vi väl­jer de ​”snab­ba” mejlen först kan vara att den lät­tande känsla vi får när vi ​”bockar av” ett mejl är en slags belön­ing för ansträngnin­gen att läsa och agera. I artikeln ​”Pre-Cras­ti­na­tion: Has­ten­ing Sub­goal Com­ple­tion at the Expense of Extra Phys­i­cal Effort” (Psy­cho­log­i­cal Sci­ence 2014, Vol. 25(7) 1487 – 1496) påvis­ar forskar­na Rosen­baum, Gong och Potts hur stark vår drift att först väl­ja det som ger snabb belön­ing är — ock­så då det­ta val innebär en större ansträngn­ing för hela arbetsin­sat­sen. Det är för övrigt en intres­sant artikel om en lite lustig studie.

Så, när det är vik­tigt för dig att mot­ta­garen läs­er mejlet du skick­at och ager­ar på det sätt som du önskar, for­mulera ären­der­aden tydligt.

Gör så här

Här är tre exem­pel på hur du kan göra ären­der­aden tydlig.

• Låt ären­der­aden vara som en rubrik för en tid­ningsar­tikel. Lik­som tid­nin­gens rubrik­er ska loc­ka läsaren att läsa artik­lar­na — for­mulera dina ären­der­ad­er så intres­seväckande att mot­ta­garens nyfiken­het väcks och den inte kan låta bli att läsa mejlet.
• Lägg in ett rik­tande pre­fix före själ­va ären­der­aden, till exem­pel som i mejlet jag fick ​“Behöver få svar: ….” eller de klas­siska ​“FYI” (for your infor­ma­tion) och ​”FYA” (for your action).
• Om och när du mejlar någon på nytt genom att leta upp ett gam­malt mejl du fått från denne och svara på det, ändra ären­der­aden från det mejlkon­ver­sa­tio­nen hand­lade om då till vad som skulle beskri­va konkret ditt ämne nu. Behåller du den tre månad­er gam­la ären­der­aden (med ett extra ​”Re:” fram­för), kan mot­ta­garen helt mis­supp­fat­ta ditt ärende (som av ären­der­aden felak­tigt tycks vara det vi redan pratat klart om för tre månad­er sedan) och kanske läs­er mailet långt senare än den annars skulle gjort.

Snab­bare läst oftare

For­muler­ar du ären­der­aden konkret och tydligt har ditt mejl större chans att bli läst — tidigt. Du får det svar du behöver snab­bare, efter­som det blir tydli­gare för mot­ta­garen vad han eller hon ska göra. Mejlet blir lättare att hantera för mot­ta­garen och er dis­tan­skon­ver­sa­tion fly­ter smidigare.

Hur gör du?

Vad har du för gott exem­pel på en föredöm­ligt konkret for­muler­ad ären­der­ad? Skriv till mig och berätta. 

(Det är inte bara använd­bart att ären­der­ader­na är tydli­ga. Du pri­or­it­er­ar ock­så lättare om du gjort tydligt vad som är vik­tigt.)