Strukturbloggen

En del av det vi gör i arbetet är helt uni­ka uppgifter. Vi gör dem för förs­ta gån­gen, vi bry­ter ny mark, vi innover­ar, vi utveck­lar nytt. Och, alla jag stött på hit­tills har ock­så en hop­er sak­er de gjort förut, ska göra nu och kom­mer att göra igen.

Är det ensta­ka att göra-uppgifter läg­ger vi in dem som återkom­mande i vårt att göra- listverk­tyg, men hur fören­kla om det är större uppgifter (som består av flera min­dre att göra-
uppgifter över län­gre tid än en arbets­dag), pro­jek­t­lik­nande ären­den eller en process att köra igenom då och då?

Efter­som vi vill läg­ga så lite tid som möjligt på att admin­istr­era vår struk­tur och så myck­et som möjligt av vår tid till att få sak­er gjort, hur kan vi slip­pa skri­va att göra-uppgifter på allt som ska göras i dessa process­er och sam­tidigt slip­pa ha det i huvudet?

Vad talar jag om, egentligen?
För mig kan det hand­la om ett föreläs­ning­sup­p­drag jag ska hål­la. Ett dylikt upp­drag består till exem­pel av tolv att göra-uppgifter utsprid­da över två månaders tid. För en av mina kun­der är det den halvårsvist återkom­mande per­son­alkon­fer­ensen hon är ans­varig för att plan­era var­je gång. För någon annan är det upp­da­ter­ing då och då av något som är publicerat.

Gör så här
Naturligtvis kan vi åter­an­vän­da och göra mal­lar ock­så av dessa sto­ra uppgifter. Här kom­mer fyra sätt att göra det på.

• Om du skriv­er dina att göra-uppgifter på pap­per, kan du göra en check­lis­temall med alla att göra-uppgifter som processen består av, skri­va ut den på pap­per och sät­ta ihop det med det/​de pap­per som är din ordi­nar­ie att göra-lista.


• Har du att göra-uppgifter­na dig­i­talt, ser jag tre oli­ka möjligheter:
  • Gör en dig­i­tal check­lis­temall och mark­era-kopiera-klis­tra in alla uppgifter­na var och en in i ditt dig­i­ta­la att göra-listverk­tyg. Då slip­per du åtmin­stone for­mulera uppgifter­na om och om igen.
  
  
  • Eller, gör en check­lis­temall i ett kalkyl­blad över alla att göra-uppgifter som ingår i den sto­ra uppgiften och importera sedan kalkyl­bladet i ditt att göra-listverk­tyg så att göra-uppgifter­na ska­pas där, med de inställ­ningar, kat­e­goris­eringar och tag:ningar du önskar.
  
  
  • En del att göra-listverk­tyg, fast de är täm­li­gen få, har pro­jek­t­mal­lar du kan läg­ga upp (med alla att göra-uppgifter i pro­jek­tet) och aktivera när det är dags för en ny instans av projektet.

Själv har jag mina process­mal­l­ar i kalkyl­blad­spro­gram­met Num­bers (för Mac) och jag importer­ar dem i att göra-listverk­tyget Things genom att köra ett Apple Script. Pré­cis det går ock­så att göra i Excel för import in i Out­looks Uppgifter-funktion.

Min­dre admin­istrerande ger mer görande
Nyt­t­jar du uppgift­mal­lar för dina återkom­mande process­er, läg­ger du min­dre tid på att skri­va att-göra-uppgifter, vilket ger dig mer tid till att göra uppgifterna.

Du kan dessu­tom vara säkrare på att du får med allt som ska göras i processen. Var­je gång.

För­fi­nar du processen och ändrar eller läg­ger till ett steg, kom­mer du med automatik ihåg det nya arbetssät­tet och du får snab­bare skör­da det goda resul­tatet av förbättringen.

Hur gör du?
Hur gör du för att min­imera själ­va ​“tilläg­gan­det” av att göra-uppgifter till din lista? Sug­en på att berät­ta i en kom­men­tar? Gör det!