Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Ångest i onödan

Ändå är det en del som kän­ner sig ständigt ​”efter med mailen”. Jag möter mån­ga som ideli­gen har dåligt samvete över att de svarar senare än de tyck­er att de bor­de. För­mod­li­gen är det allde­les i onö­dan, för de som kän­ner sig stres­sade av mailen är ofta ock­så de som över­skat­tar förvänt­ningar­na på hur rap­pa i vänd­ningar­na de ska vara.

Nog är det väl då bät­tre att få svart på vitt på hur snab­ba ​”folk” är i de sam­man­hang du rör dig och istäl­let fat­ta ett genomtänkt beslut om vilken ambi­tion­snivå du vill ha och tyck­er är tillräcklig?

Gör så här

Tyck­er du som jag att du gör rätt i att stäm­ma av att du svarar lagom snabbt på mail, gör så här:

1. Tit­ta igenom de mail du fått de senaste 1 – 2 veck­o­r­na och leta efter sådana som var­it svar på mail du själv skickat.
2. För var­je av dessa mail, räk­na fram hur mån­ga minut­er det tog för avsän­daren att svara och lägg in svarstider­na i en kol­umn i ett kalkylblad.
3. När du har en lång ver­tikal rad av oli­ka min­utvär­den, räk­na fram genomsnittsvarstiden.
4. Nu har du en grov indika­tion på hur snabbt folk i dina kret­sar svarar på mail (vi läm­nar andra, mer avancer­ade sta­tis­tiska analyser av datat dithän just nu).


5. Bestäm dig för vad du vill sik­ta på när det gäller svarstid för din egen del. Jag gis­sar på att du är lagd åt det ambitiösa hål­let och att du där­för sät­ter ett rik­tvärde som lig­ger hit­om så snabbt dina kor­re­spon­den­ter i snitt svarar. Eller, kanske drar du en helt annan slut­sats av den bild du fått av hur det lig­ger till?
6. Från och med nu, luta dig mot att om du åtmin­stone klarar ditt rik­tvärde är allt för­mod­li­gen lugnt. Du är minst lika rapp som folk är mest.

Lugn ko eller en på isen?

Om du baser­ar din mål­sät­tning om hur snabb du ska vara i vänd­ningar­na när det gäller ditt mai­lande på upp­mätt data istäl­let för på bara ett anta­gande, kom­mer du att med större säk­er­het veta när du behöver kän­na dig stres­sad och när det är kolugnt.

Istäl­let för att mailen ​”hänger över dig”, är det du som mer avgör när du tar dig an mailen och när du gör annat som har högre prioritet.

Hur gör du?

Vad har du för ambi­tion när det gäller hur fort du svarar på mail? Har du något rik­tvärde du lutar dig mot? Mejla mig gär­na och berätta. 

(Kan­hän­da ska du ock­så skri­va kortare mail?)