Strukturbloggen

När det kom­mer in något nytt, frestar det att hug­ga tag i det direkt och få det avk­larat, så vi blir av med det. Har vi myck­et att göra, är det verk­li­gen skönt att få en sak av allt ur världen. Är det det som senast kom in (som ett mejl, till exem­pel) får det oss att kän­na oss han­dlingskrafti­ga om vi direkt, som ​“på vol­ley”, dräm­mer till och fixar det omedelbart.

Ett slags dubbelfel
Men, det är en fäl­la. Jag har kom­mit på mig själv med att ägna en halvdag eller mer till att på upp­studs efter upp­studs smasha till på de mejl som kom in. Jag blev en mästare på att under den halvda­gen svara blixtsnabbt och ord­na det som mejlen innebar direkt.

Efter ett allde­les för långt tag går det upp för oss: vi har glömt vår att göra-lista! En titt på den och vi upp­täck­er att där var en hord uppgifter som vi skulle ha ägnat tid åt istäl­let, som hade högre pri­or­itet än allt det vi mejlat om hit­tills på dagen. Resten av dagen kom­mer att bli allt annat än behaglig när vi arbe­tar ikapp för att ändå hin­na från job­bet i rim­lig tid.

Senast är säl­lan mest brådskande
Det senaste som kom in i någon form kan ha högs­ta pri­or­itet, men ofta har det det inte. För att väl­ja uppgift på ett sätt vi inte kom­mer att ångra behöver vi sät­ta det nyinkom­na i rela­tion till allt annat vi har att göra (på lis­tan, till exem­pel) och göra en pri­or­i­ter­ing bland allt istäl­let för bara bland det vi har fram­för oss. Även en uppgift som skrevs till lis­tan för tre veck­or sedan kan idag ha abso­lut högs­ta pri­or­itet — högre än det senaste mejlet som kom in.

Vad vi än får avk­larat, blir vi av med. Nog är det egentli­gen lika skönt att bli av med något som legat länge som något som kom in nyss, när det kom­mer till kritan?

Gör så här
Om du kän­ner igen dig i att du mer än du skulle öns­ka ​“fast­nar” i att göra de senast inkom­na sak­er­na istäl­let för att få gjort det som redan finns och som ock­så ska bli klart snart, gör så här:

1. Den när­maste veck­an, öva på att hantera inkom­mande uppgifter mer sys­tem­a­tiskt; det vill säga, tänk efter en extra gång om mejlet verk­li­gen har högs­ta pri­or­itet och behöver svaras på direkt (om det tar mer än två minut­er). Har du egentli­gen andra uppgifter som har högre pri­or­itet just nu?


2. Kor­ta, ​“under 2 minuter”-mejl svarar du på direkt, men de som tar län­gre tid att klara av och som inte allde­les uppen­bart har högs­ta pri­or­itet — skriv att göra-uppgifter om vad det innebär att du ska göra. Då kom­mer du fort­are igenom inbox­en än om du slut­för allt som var­je mejl innebär hela tiden.


3. När du pri­or­it­er­ar, det vill säga väl­jer vad som är rätt uppgift att göra nu, gör det ur att göra-lis­tan istäl­let för ur mejlinboxen.


4. När veck­an är slut, se till­ba­ka och bedöm om det­ta funger­ade för dig. Om det gjorde det, fort­sätt så. Om du inte fick till det rik­tigt, fun­dera på vad du kan justera eller mejla mig, så ger jag dig en puff i rätt riktning.

Njut­nin­gen består
Pri­or­it­er­ar du ur den kom­plet­ta sam­ling av allt du har att göra som att göra-lis­tan är, gör du mer sak­er i rätt ord­ning. Du får färre obe­hagli­ga över­raskningar i form av att du upp­täck­er att du i för­mid­dags bor­de ha lagt tid på något helt annat än du gjorde och du får sak­er klara med bät­tre framförhållning.

Du får fort­farande nju­ta lika myck­et av att avk­lara sak­er, för alla uppgifter du får gjort (gam­la såväl som nyinkom­na) blir du av med.

Hur gör du?
Hur gör du för att inte fast­na i att hela tiden göra det sist inkom­na först? Ditt all­ra bäs­ta tips skulle kun­na hjäl­pa fler — dela med dig i en kommentar.