Strukturbloggen

Att vara effektiv för sig själv som vore man isolerad i en egen bubbla är en sak, men hur blir det då vi ska jobba ihop med andra, i ett projekt eller i en vanlig arbetsgrupp?

Så fort vi är fler än en, är det lätt hänt att:

• vi gör saker i onödan, beroende på missförstånd
uppgifter faller mellan stolarna, eftersom det var otydligt att någon skulle göra något
• vi väntar på att någon ska göra något, fast denna någon inte är medveten om att vi gör just det
• vi lägger ner mer arbete på en sak än nödvändigt, beroende på att vi tror att de andra förväntar sig något av oss som de inte gör
• vi dubbelarbetar i ett projekt genom att vi gör samma sak på två håll, eftersom den ene inte vet vad den andre jobbar på

Summan av kardemumman är att värdefull tid går till spillo och det blir mer ansträngande att nå våra mål och ta oss dithän vi siktar.

Skapa fasta ramar att vara fria inom

Här är tio saker du vinner tid på att ha kommit överens om med de du arbetar tillsammans med.

Prata igenom och bestäm er för hur ni…

1. bokar möten. Vem är ansvarig för att bokningen blir av? I vilket medium bokar ni mötena (via schemaläggningsfunktion i den gemensamma kalendern, genom telefonrundringning eller innan ni lämnar förra mötet)? Vilken framförhållning behöver ni?
2. håller möten. Behöver ni en standardagenda? Hur vill ni agera på mötet? Vilket material ska vara förberett hur lång tid innan?
3. dokumenterar vad som sagts & beslutats i ett möte. Vem noterar? Hur detaljerat behöver det vara? Var samlar ni de väldefinierade nästa steg ni kommer fram till? Hur åskådliggör ni de beslut som fattats och hur tar ni dem vidare?
4. informerar varandra då ni inte förväntar er någon aktivitet. Hur anger ni t ex i ärenderaden i mailet att “detta är information rätt och slätt; du behöver varken svara eller agera, men du behöver känna till vad här står”? Ju tydligare ni är, desto snabbare kommer meddelandet att kunna hanteras av mottagaren.
5. gör när du kör fast med en uppgift du ansvar för. Hitta på ett smidigt sätt att snabbt bolla problemet med kollegorna så du får hjälp fort och snabbt kommer vidare. Diskussionsforum? Nästa fikapaus? Ett fem- minutersmöte på stående fot?
6. delegerar en uppgift till någon annan. Hur ska ni definiera uppgiften så det är lätt för mottagaren att förstå vad han ska göra? Hur göra det tydligt för den du delegerar till vad du förväntar dig att hon ska leverera tillbaka och när?
7. återrapporterar en uppgift du fått delegerad till dig. En sak är att göra det överenskomna, något annat att tydligt kommunicera att “nu är det klart”. Den som delegerat kanske har uppgifter som bygger på att du gjort din del.
8. lagrar dokument som har att göra med ett visst projekt. Vilken mappstruktur ska det vara i projektmappen på den gemensamma servern, så kollegorna hittar i ditt projektmaterial den dag du “vabbar”?
9. gör när ni märker att en maildialog drar ut på tiden, det vill säga när ärenderaden börjar med “RE: SV: SV: RE: FWD: ...”. Vem säger “Stopp, nu tar vi ett möte!” och när? Mången diskussion avhandlas snabbare öga mot öga än via mail.
10. håller varandra uppdaterade på var ni står i det projekt ni jobbar gemensamt i, så var och en kan förutspå hur mycket tid de kommer att behöva avsätta. Hur undviker ni att uppfinna hjulet på två ställen? Är det klassiska GANTT-schemat fullgott eller behöver ni också andra skisser som belyser fler aspekter av projektet? Kanske ska ni åskådliggöra själva projektflödet där man ser hur er projektgrupp interagerar med andra intressenter? Hur ofta behöver ni uppdatera varandra?

Bestämmer ni er för en handfull fasta ramar, flyter allt lättare och var och en kan lägga kraften på de uppgifter som verkligen behöver en extra ansträngning.

Hur har ni gjort?

I din grupp, vad har ni kommit överens om för att underlätta det dagliga arbetet?

Välkommen att kommentera nedan.