Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Ur cellen i elden?

Mån­ga som är vana vid att ha ett så kallat ​”cel­lkon­tor” med dörr att stän­ga befarar att arbetet och häl­san kom­mer att bli lidande när de byter till en mer öppen kon­torsmiljö där de har kol­le­gor runt omkring sig mest hela tiden. Särskilt är de bekym­rade över att de inte kom­mer att kun­na få arbe­ta fokuser­at och ostör­da i fortsättningen.

Smidig­görande samtal

Det har dock visat sig att de organ­i­sa­tion­er där de gör en hand­full överen­skom­melser för hur de ska agera i några oli­ka sit­u­a­tion­er und­viker flera annars neg­a­ti­va effek­ter av att arbe­ta i öppen miljö. Det­ta gäller såväl det klas­siska öpp­na kon­tors­land­skapet med fas­ta platser som de delar av det aktivitets­baser­ade kon­toret där det inte måste vara knäpp­tyst utan mer ​”som ett van­ligt kontor”.

Låter det som något för er? Så bra!

Gör så här

Skulle ock­så ni, som mån­ga andra, ha nyt­ta av att finsli­pa hur ni ager­ar på ert kon­tor när det gäller fokus och spon­tant samar­bete, gör detta:

1. Till näs­ta lämpli­ga möte du har med dem du arbe­tar när­mast — på ett APT, team­möte el dyl — lägg till agen­dan att ni diskuter­ar och gör under­lät­tande överen­skom­melser om till exem­pel följande:
   • Hur ska ni sig­nalera tydligt och lätt för varan­dra att ni inte är till­gäng­li­ga för frå­gor och ​”kor­ta gre­jer” just för ögonblick­et? Ska sta­tusindika­torn i chatt-funk­tio­nen vara sig­nalen, någon pryl ni ställer fram, en tydlig skylt eller något annat?
   • Hur ska ni agera då ni vill diskutera något med någon i den öpp­na miljön en län­gre stund än bara ​”en kort grej”? Ska ni dra er undan till ett mötes­rum när diskus­sion­er­na behöver bli län­gre? Eller, är sådana sam­tal något som ni alla tyck­er hör allde­les hem­ma i den gemen­sam­ma miljön och de ska där­för få hål­las vid respek­tive plats?
   • Vad för snab­ba frå­gor eller kon­ver­sa­tion­er ska ni ta i chatt-funk­tio­nen (Teams, Slack eller lik­nande, till exem­pel) istäl­let för hoj­tandes tvärs igenom rummet?
     
2. Efter mötet, doku­mentera vad ni kom fram till och pub­licera eller spara det någon­stans där ni senare lätt kan kol­la upp vad det var ni kom överens om och det är lika lätt för nyanställ­da att se vad de har att förhål­la sig till.

För­ty­dli­gande förhållningssätt

Om du och dina kol­le­gor gör de fören­k­lande överen­skom­melser ni behöver för att smidi­gare arbe­ta till­sam­mans på sam­ma kon­tor, kom­mer det att vara lättare för er att arbe­ta fokuser­at när ni behöver och ändå ha den fina till­gång ni har till varan­dra när ni arbe­tar så nära inpå.

En och annan kan tyc­ka att det ska räc­ka med ​”sunt för­nuft” och inte behö­vas några regler, men ofta är vi så oli­ka att vi har oli­ka syn på vad som är självk­lart. Ett sam­tal och en överen­skom­melse gör det hela tydli­gare, för var och en.

Hur har ni gjort?

Det finns såk­lart fler sak­er än de jag näm­nt här att diskutera och kom­ma överens om för att kon­torssamar­betet ska fly­ta smidigt. Vad har ni kom­mit överens om hos er? Mejla mig och berät­ta. Jag är väldigt nyfiken. 

(Vet du om att det finns forskn­ing på att vi samar­be­tar bät­tre med rätt musik?)