Strukturbloggen

Ett ständigt återkom­mande bud­skap från mig och från andra som ock­så skriv­er om per­son­lig effek­tivitet är att vi alla gör bäst i att ha få ställen där vi noter­ar vad vi ska kom­ma ihåg att göra — helst en enda att göra-lista.

Men, som så ofta är det hela mer nyanser­at än så. Det vik­ti­ga är inte att vi föl­jer en enkel regel till punkt och pric­ka, utan att vi gör rätt sak vid rätt tillfälle. Om vi kan bli upp­märk­sam­made på att vi ska göra något när vi är på ett visst ställe och vi inte kan göra det­ta något någon annanstans och vi är där till­räck­ligt ofta för att det ska bli gjort inom rim­lig tid, behöver upp­manin­gen om att göra det inte prompt stå i att göra-lis­tan. Vi har ju inte nyt­ta av noterin­gen när vi inte är där och när vi är där, ser vi noteringen.

Det är det annor­lun­da som fungerar
I en färsk studie utforskar beteen­de­ve­tar­na Todd Rogers (Har­vard Uni­ver­si­ty) och Kather­ine Milk­man (Uni­ver­si­ty of Penn­syl­va­nia) hur vi bäst utfor­mar fysiska påmin­nelser om att göra något. Fysiska påmin­nelser kan vara ett med­vetet plac­er­at mjuk­is­d­jur (som i stu­di­en), en etikett med en sym­bol, en skylt med ett teck­en eller rätt och slätt en skriv­en lapp (“Släck när du går.”).

Rogers och Milk­man finner ett par avgörande egen­skaper hos påmin­nelser­na vi kan lära oss av:

• Påmin­nelser är mer effek­ti­va om de skil­jer sig från sådant vi brukar se där de är. Om det till exem­pel brukar vara en tom yta där och det där helt plöt­sligt sit­ter en lapp, upp­märk­sam­mas vi lättare på den.


• De är ock­så mer effek­ti­va om de skil­jer sig från annat som finns på sam­ma ställe. Där det finns myck­et text, stick­er en bild lättare ut. Bland mån­ga bilder, upp­märk­sam­mar vi en text lättare.

Ett önskat snubbel
Med rätt utfor­made fysiska påmin­nelser blir vi upp­märk­sam­made på att vi ska göra något i rätt tid och på rätt plats. Det är lite grand som att plac­era ut sak­er att snub­bla på när vi bildligt flaner­ar genom arbets­da­gen. När det är uppen­bart för oss att vi senare ska göra något någon­stans, plac­er­ar vi väl­me­nande en sak där. När vi sedan i godan ro arbets­flaner­ar, råkar vi stö­ta på det vi behöver upp­märk­sam­mas på i rätt tillfälle.

Det gäller dock att påmin­nelsen gäller var­je gång du ser den. Finns den på den där plat­sen och du bara ska göra det den upp­ma­nar dig till vis­sa gånger du ser den, men inte alla, behöver du ändå kom­ma ihåg när du ska göra det, vilket min­skar kraften i metoden.

Gör så här

1. Fun­dera ett ögonblick om du har någon plats där och sit­u­a­tion då du ska kom­ma ihåg att göra en sak som du kan nyt­t­ja vad Rogers och Milk­man fann:
   • Är det något du alltid ska kom­ma ihåg att ta med dig när du går?
   • Är det något moment du har lätt för att glöm­ma utföra var­je gång du ska göra något med en viss maskin?
   • Är det något du bestämt dig för att i fort­sät­tnin­gen göra när du kom­mer till en viss plats, fastän du hit­tills haft lätt att hop­pa över det för att det är tråkigt (men du vill ​“bät­tra dig”)?


2. Vad skulle vara det mest verkn­ings­ful­la sät­tet att påmin­na dig?
   • En skriv­en uppmaning?
   • En sak med sub­tilt budskap?
   • En skylt med en karak­täris­tisk symbol?
   • Någon annan slags visuell sig­nal som hjälper dig göra det du vill få gjort?


3. Gör det du behöver för att ska­pa själ­va påmin­nelsen (eller skriv det som ska göras som en att göra-uppgift i din att göra-lista, om du hellre vill göra det senare).

När du behöver det, ser du det
Plac­er­ar du ut fysiska påmin­nelser som stick­er ut i såväl tid som rum får du lättare gjort rätt sak i rätt tid — även om uppgiften stod någon helt annanstans än på din allenarå­dande att göra-lista. Du behöver ha färre sak­er i huvudet och kan vila i att där något behöver bli gjort, blir du varse det. Skönt så.

Hur gör du?
Vad har du för fysiska påmin­nelser som hjälper dig i din arbetsvardag? Skriv gär­na en kom­men­tar och delge andra dina bäs­ta och mest effek­ti­va tips.