Sju typiska tvåminuters-mail att ta direkt

I vardagen kommer det till oss en massa ting för oss att beakta. Telefonen ringer, kollegor kommer förbi och vi får en massa mejl. Lyssnar du till många av oss som intresserar oss för personlig effektivitet, säger vi att det är effektivt att direkt göra det inkommande som går fort att göra — även om det i sig inte har högsta prioritet.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Det talas om två minuter som en övre gräns för om något går fort eller ej. Kontentan är: tar det mindre tid än två minuter, gör det direkt, för då är det ur världen. Det är smart och så länge vi har två minuter över (ofta har vi inte det), kan vi göra så.

Gallrat och gott

Har vi en lång radda mejl som kommit sedan vi sist såg efter, är det skönt att snabbt ta hand om de korta mejlen. Vi blir av med många på kort stund och tämligen snart är raddan avsevärt kortare och behagligare att se på. De mejl som vi behöver lägga mer tid på framträder tydligare när det inte är så många småmejl som skymmer. Dessutom frestar det att börja med några snabba mejl, för det är ju så skönt att bocka av något — såväl mejl som att göra-uppgifter.

Vilka talar vi om?

Men, vad är det för slags mejl som är typiska “två-minutare” och hur kan vi använda den här principen till vår fördel?

Du vet säkert själv vilka av dina mejl som går fortare än två minuter att hantera, men låt mig ge dig några exempel från min mejlskörd:

“Kan du föreslå en tid för ett nytt möte?”-mejl är ofta snabba. Jag kan kolla kalendern snabbt och föreslå en tid, men oftast skickar jag en länk till min Acuity Scheduling-kalender med tillgängliga mötestider, för att undvika att vi hamnar i mejl-ping-pong av typen ”jag kan då, kan du?“, ”nej, men jag kan då?“, ”fast då är jag upptagen“, ”kan du då, då?“ och så vidare.
Mötesförfrågningar där vi blivit inbjudna via en kalender är i regel två-minuters-mejl. Vi tittar snabbt efter hur det ser ut i kalendern och svarar — oavsett vad svaret är, för det underlättar så oerhört för den som bjudit in att de önskade mötesdeltagarna lämnar besked snabbt.
”Tycker du som jag i den här frågan?”-mejl kan vara snabba. Samtycker jag, är ett ”Japp!“ fullgott, men om jag är av annan åsikt kan mitt svar ta längre tid och då gör jag en att göra-uppgift av det istället.
”OK, då gör vi så”-mejl, som är sista bekräftelsen på att vi är överens i något vi diskuterat är snabba, för de är att likna vid walkie-talkie-samtalets ”klart slut“. Läs och släng eller spara.
”Trevlig helg!”-mejl och andra hälsningar är snabba — och man blir glad, dessutom.
”För din information“-mejl (kanske taggade ”FYI“ i ämnesraden eller där jag är ”cc:ad“) är oftast snabba, för de torde inte kräva någon aktivitet från min sida; bara en snabb genomskumning. Kräver de mer noggrann läsning som tar längre tid — låt oss skriva en att göra-uppgift av mejlet, för ”att läsa“ är också ett verb (och tarvar därför en att göra-uppgift).
Reklammejl från avsändare jag vill ha reklam ifrån är också två-minutare. En hastig titt följs oftast av ett snabbt tryck på delete-knappen och mer sällan av att jag formulerar en ”Beställ [någonting]”-uppgift.

Sådär är det för mig. Säkert har du fler eller helt andra exempel.

Gör så här

Vill du dra nytta av att vissa typer av mejl går fort att hantera, kan du göra det både när du tar emot och när du skickar mejl.

Om du vill, den här veckan, var extra uppmärksam på om du fått några två-minuters-mejl när du vittjar din mejlinkorg och ta dessa mejl direkt (såvida du inte fått något längre mejl som har högsta prioritet och som du måste hantera med en gång).

Dessutom, när du skriver mejl till andra, försök fatta dig så kort och tydligt när du formulerar att mejlet av mottagaren betraktas som ett två-minuters-mejl. Då är chansen större att du får svar snabbt. Det går såklart inte för alla mejl, men kanske för fler än tidigare?

Kortare, snabbare, lättare

Om du betar av de korta två-minuters-mejlen först, blir mejllistan snabbt kortare. Du blir av med många mejl direkt, vilket är en tillfredsställelse i sig. Håller du fler av dina egna mejl korta underlättar du arbetet för mottagaren och eftersom du då får svar snabbare, kommer detta dessutom dig själv till gagn.