Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En sop­pa att se upp för

Det är bra, men att döma av vad jag ser en del av mina klien­ter råka ut för, är det lätt hänt att den används på ett sätt som krånglar till det. Efter att ha arbe­tat med en enda, full­ständig att göra-lista ett tag, märk­er de att de har skriv­it en del uppgifter så sto­ra att de är allt­för lät­ta att skju­ta upp. De hit­tar check­lis­te­funk­tio­nen och delar helt soni­ka upp den för sto­ra uppgiften i deluppgifter som de skriv­er som en check­lista i uppgiften eller som deluppgifter ​”under” uppgiften. Det ser näm­li­gen lite oli­ka ut i oli­ka verktyg.

Det här kan bli suc­cé eller soppa.

Med etikett är rätt

En förut­sät­tning för att kun­na ha alla att göra-uppgifter på ett enda ställe utan att det blir rörigt är att vi med hjälp av kat­e­gori­er, tag­gar eller etiket­ter kan väl­ja att se just den delmängd vi är intresser­ade av i var­je stund. Säl­lan tit­tar vi på hela lis­tan på en gång. Det är här det sop­par till sig om kat­e­gori, tagg eller etikett bara kan sät­tas på själ­va ursprung­suppgiften (den för sto­ra) i det listverk­tyg vi använ­der. Då kom­mer vi ändå inte att snabbt kun­na se en ensta­ka deluppgift i en vy över till exem­pel alla tele­fon­sam­tal som bör ringas idag, utan bara den för sto­ra uppgiften (i bäs­ta fall).

Å andra sidan blir det suc­cé om deluppgiften ock­så kan få kat­e­gori, tagg eller etikett, som i Todoist. Då är deluppgifter­na att lik­stäl­la med van­li­ga uppgifter — bara mer lagom stora.

Som en liten lathund

Såk­lart har check­lis­te­funk­tio­nen sitt värde även utan möj­lighet att sät­ta kat­e­gori, tagg eller etikett. Den är till exem­pel utmärkt för att lista var­je moment som behövs för att göra en uppgift under förut­sät­tning att vi slut­för alla moment ​”i en sit­tning”, utan att avbry­ta arbetet för att sedan återup­p­ta det flera tim­mar eller dagar senare. Då är det inte så nöd­vändigt med en kraft­full kat­e­goris­er­ing- och filtering-funktion.

Gör så här

Vill du und­vi­ka att ram­la ner i den här fall­gropen, gör så här:

1. Tit­ta igenom din att göra-lista och se om där finns uppgifter som är så sto­ra att du bör dela upp dem i min­dre uppgifter.
2. Under­sök om du har en check­list-funk­tion eller deluppgift-funk­tion i ditt dig­i­ta­la listverk­tyg och om den tillåter kat­e­goris­er­ing av checklistepunkterna.
   • Om den finns och den gör det, ska­pa deluppgifter genom att dela upp den för sto­ra uppgiften i min­dre uppgifter som var och en tar kortare tid än en arbets­dag och sätt önskade kat­e­gori­er — pré­cis som för en van­lig uppgift.
   • Om den inte tillåter kat­e­goris­er­ing av check­lis­tepunk­ter­na, ska­pa nya, par­al­lel­la, min­dre uppgifter på sam­ma hier­arkiska nivå som den uppgift du delar upp. Och, sätt de etiket­ter du behöver för att lätt finna vad du söker.

Slipp röran

Om du använ­der check­lis­te­funk­tio­nen i ditt att göra-listverk­tyg till det den klarar och är bäst på, får du en att göra-lista som är lätt att arbe­ta med och som ger dig en god överblick över allt du ännu inte gjort. 

Du slip­per en rörig lista med lika sto­ra uppgifter huller om buller i flera oli­ka nivåer och du behöver läg­ga min­dre tid på att bläd­dra i struk­turen. Du får mer tid till att fak­tiskt få sak­er­na gjorda.

Hur gör du?

Hur arbe­tar du med check­lis­te­funk­tio­nen i ditt att göra-listverk­tyg till? Kanske har du ett använd­ning­som­råde som jag inte alls tänkt på och då blir jag glad om du tip­sar mig. Skic­ka ett mejl, vet­ja!

(Check­lis­tor som sådana är ett utmärkt sätt att göra trösklar­na låga till att få sak­er gjort.)