Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Avbrott äter tid

Det finns såk­lart förtjän­ster med att vara flex­i­bel, rapp och spon­tan, men risken är ock­så att dessa ideli­ga inflikningar blir avbrott som gör att det de egentli­gen hade tänkt att göra tar myck­et län­gre tid att få gjort. Efter­som det­ta för­mod­li­gen var en vik­tig uppgift, kan det slu­ta i stress, press och knappt med tid till deadline.

En av orsak­er­na till att de släp­per en uppgift för att istäl­let hop­pa till en annan för en stund är att de befarar att de annars skulle glöm­ma att göra den plöt­sligt påkom­na i tid. De tänker där­för att det är bäst att få den gjord nu, så att det är klart, så att de igen kan fokusera på den ursprung­li­ga uppgiften — till dess de kom­mer på något annat.

Lätt fånget, inte förgånget

Det är då jag kom­mer att tän­ka på ett spill­tråg. Ett spill­tråg används för att sam­la upp vätske­spill som skvätt eller ham­nat vid sidan av där vät­skan egentli­gen skulle ham­nat. Det fina med tråget är att det som ham­nat vid sidan ändå sam­las upp. Det fly­ter inte iväg och för­fars, utan det kan tas om hand så att inget går till spillo.

Nog skulle ett metaforiskt spill­tråg vara av nyt­ta när det dyk­er upp andra, skvät­tande tankar när vi egentli­gen vill fokusera på en speci­fik uppgift? Det skulle vara ett ställe där du kan fån­ga upp de uppdykande tankar­na om sådant du inte får glöm­ma, i trygg förviss­ning om att de finns kvar där när du slut­fört den uppgift du egentli­gen vill fokusera på och slut­föra just nu.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i att du under­stun­dom flikar in andra uppgifter du kom­mer på bara för att du inte ska glöm­ma att göra dem, gör så här:

1. Bestäm dig för vad som ska vara ditt spill­tråg i dessa sit­u­a­tion­er. Här är några sak­er att ha i åtanke när du bestäm­mer dig:
   • Det behöver vara ett enda ställe, för om du skriv­er lite här, lite där och på en lapp bred­vid blir det split­trat och rörigt ändå.
     
   • Det behöver vara ett ställe som är lät­till­gäng­ligt. Du ska kun­na ​”få fram det” med så få moment, klick, svep och knapp­tryck­ningar som möjligt.
     
   • Det är en fördel om du kan kom­ma åt det såväl när du är på språng och när du är på möte som när du sit­ter vid din plats på kon­toret. Det kan vara en anteck­n­ingsapp som synkar anteck­ningar­na mel­lan tele­fon, plat­ta och dator. Det kan vara ett och sam­ma blad i OneNote som du alltid använ­der som spill­tråg — oavsett var du är. Det kan vara en tunn anteck­n­ings­bok du alltid har med dig eller din epostin­box dit du mailar mail till dig själv innehål­lande allt du spon­tant kom­mer på. (Själv har jag en enda mapp på mitt datorskrivbord där det inkom­na, påkom­na, ännu inte omhän­dertagna ham­nar. Där och ingen annanstans ham­nar kor­ta noteringar i textdoku­ment och mobilin­scan­nade lap­par som pdf:er.)
     
2. Använd tråget under dagen så fort du kom­mer på något när du håller på med något annat som du vill fokusera på.
   
   
3. Innan dagens slut, töm spill­tråget. Ta hand om det som sam­lats där. Skriv att göra-uppgifter av det du inte gör direkt. Spara bara undan sådan infor­ma­tion som du inte behöver göra något med, men som du behöver senare.
   

Min­dre split­tring, mer fokus

Om du skaf­far dig ett spill­tråg kom­mer inga hastigt påkom­na idéer att för­faras, utan du fån­gar dem fort och kan fort­sät­ta hål­la fokus på den uppgift som egentli­gen har högs­ta pri­or­itet just nu. Istäl­let för att split­trat hop­pa fram och till­ba­ka mel­lan uppgifter, kan du mer än tidi­gare göra en sak i taget och få skör­da de söta fruk­ter­na av kon­cen­tr­erat arbete.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la dig till att göra en sak i taget? Har du något knep? Skriv gär­na ett mejl till mig och dela med dig.

(Kän­ner du för­resten till hur två äggk­lock­or kan få dig att fokusera på rätt sak?)