Strukturbloggen

Har du var­it med om att du delegerat en uppgift till någon annan, eller att någon annan sagt att de kom­mer till­ba­ka med någon infor­ma­tion, bara för att glöm­ma bort att du gjort det och sedan, i sista minuten eller när det är för sent, upp­täc­ka att du inte fått det mate­r­i­al du behöver just nu?

Här kom­mer ett tips som gör att du aldrig behöver uppl­e­va det igen.

”Vän­tar på”-lista

Ska­pa en ​“vän­tar på”-lista. På lis­tan skriv­er du t ex ​“Anni­ka återkom­mer med förslag på lös­ning innan vec­ka 3.” eller ​“Robert sam­mankallar till nytt pro­jek­t­möte.” Uppgifter­na kan kom­ma från att du i sam­tal med per­so­n­en ifrå­ga har kom­mit överens om att hon tar på sig en uppgift. Eller, kan uppgiften vara ett av de näs­ta ste­gen som ni beslu­tat er för i ett möte med flera inblandade. Efter­som du dri­ver frå­gan, vill du naturligtvis ha koll på vad ni kom överens om att var och en ska göra.

Var och hur?

Lis­tan kan vara ett löst blad på ditt skrivbord eller en särskild sida i din kalen­der. Det kan vara ett Word-doku­ment eller motsvarande i din dator, eller en särskild kat­e­gori på sam­ma ställe där du har alla dina att-göra-uppgifter. Som­li­ga har en mapp i sitt e‑postprogram där de sparar alla mail där de frå­gat eller bett om något eller där någon sagt att de ska kom­ma till­ba­ka med någon info. Om det inte överen­skom­mits via mail, skickar de ett mail till sig själv där de skriv­er vad vem ska återkom­ma med. 

Om du gör lis­tan i ett kalkyl­pro­gram eller mail­pro­gram, kan du lätt sortera den efter vem som tag­it på sig uppgiften, så att du inför ett möte med Robert eller Anni­ka lätt kan få en över­sikt över alla de sak­er de tag­it på sig, så du kan stäm­ma av det med dem.
Allt efter­som Anni­ka och Robert kom­mer till­ba­ka med det överen­skom­na, stryk­er du de uppgifter­na på lis­tan. På så sätt har du alltid en aktuell lista över alla utestående s k ​“for­dringar”.

Gå igenom med jäm­na mellanrum

En gång i veck­an skum­mar du igenom lis­tan och fun­der­ar på om du behöver göra några påmin­nelser eller påstöt­ningar rörande någon av uppgifter­na. Stryk ock­så de som är full­gjor­da och lägg till eventuel­la nya som du ännu inte skriv­it upp.
Vil­ka ​”for­dringar” har du just nu?
Fun­dera nu på vil­ka uppgifter du har utestående just nu och vem som tag­it på sig dem. Skriv upp dem i en lista och gå igenom den var­je fredag eftermiddag.

För på nya och stryk slutförda.

Resul­tatet blir att du kom­mer inte län­gre kom­ma på vad du inte fått i sista sekun­den och du kom­mer slip­pa lösa det prob­lemet med en job­big brand­kår­sutryck­n­ing. Per­son­er som du delegerar sak­er till kom­mer i större utsträck­n­ing kom­ma till­ba­ka till dig med det överen­skom­na, efter­som de märk­er att du verk­li­gen har koll på vad ni kom­mer överens om. Och, på något mys­tiskt sätt tycks du ha ett hästminne.

Hur gör du?

Hur gör du för att inget ska glöm­mas bort och fal­la mel­lan sto­lar­na i pro­jekt du dri­ver? Maila mig och berät­ta. Adressen är {encode=“david@stiernholm.com” title=“david@stiernholm.com”}. Eller, kom­mentera nedan. Dina idéer är myck­et välkom­na. Det kan hän­da att jag tes­tar dem själv och det kan ock­så hän­da att jag delar med mig av dem till andra.