Strukturbloggen

I Out­look, Mail (OS X) och Lotus Notes kan du sät­ta flag­gor och i Gmail stjärnor på mail. Mån­ga jag möter använ­der den funk­tio­nen till mail som innebär att de ska göra någonting. De ska­par på så sätt en slags att göra-uppgift. En vari­ant är att mark­era ett läst mail som oläst igen.

Jag förstår inten­tio­nen och jag tyck­er att det är bra att sät­ta någon slags mark­er­ing istäl­let för att bara ha i huvudet att ​”jag måste ta tag i det där som kun­den mailade mig om”.

Men, det finns bät­tre sätt att göra det på än att flag­ga och stjärnmarkera.

Tala ur skägget
Det du får när du flag­gar och stjärn­mark­er­ar mail i syfte att kom­ma ihåg att du ska göra något med dem är en att göra-lista par­al­lell till din egentli­ga lista. Du ser de mark­er­ade mailens ären­der­ad­er i en enda rad­da och säl­lan står det där vad det är du ska göra (”Re: re: re: sv: fwd: re: Det nya projektet”).

Lis­tan är täm­li­gen lud­dig och oty­dlig. Du behöver anti­n­gen ett syn­nerli­gen gott minne eller en brin­nande lust att läsa sam­ma mail flera gånger, då och då.

Allt du gör är att göra-uppgifter
Lättare är att konkret for­mulera vad du ska göra som en att göra-uppgift direkt när du läst mailet förs­ta gån­gen (om det innebär att du ska göra något). Har du en att göra-lista på pap­per, skriv­er du uppgiften där och sparar sedan mailet där du sam­lar dina mail du inte vet när du behöver, men som du behöver hit­ta då.

Har du lis­tan dig­i­talt är det smidigare:

• I Out­look klickar du, drar och släp­per mailet på Uppgifter/­Tasks-knap­pen, så ska­pas en uppgift med mailet i.


• I Lotus Notes kopier­ar du mailet till en att göra-uppgift.


• I Omni­Fo­cus (OS X) skickar du mailet till Omni­Fo­cus Inbox genom Mail Drop-funk­tio­nen och i Things (OS X) mark­er­ar du det du vill kopiera och ska­par en uppgift genom Quick Entry-funktionen.


• Använ­der du Gmail ska­par du en ny uppgift i Todoist​.com genom Add email-knap­pen i Todoist-rutan eller i Too​dle​do​.com genom att vidare­be­for­dra mailet till din uni­ka @toodledo.com-adress (för att bara näm­na några möjligheter).

I de fles­ta dig­i­ta­la list-tjän­ster finns det något sätt att omvand­la ett mail till en att göra-uppgift. Hit­tar du inte hur det funger­ar i ditt verk­tyg? Maila mig, så kanske jag kan gui­da dig rätt.

Gör så här
Om du tills nu stjärn- eller flagg-mark­er­at mail som en sig­nal om att något ska göras, fastän du därutöver har en annan att göra-lista, omvand­la alla de nu mark­er­ade mailen till tydli­ga att göra-uppgifter.

Är det för mån­ga för att du ska hin­na dem alla nu? Omvand­la åtmin­stone ett enda och lägg i kalen­dern in så mån­ga och så lån­ga stun­der du behöver för att inom rim­lig tid bli av med flag­gor­na (och stjärnor­na) och återi­gen få en enda, kom­plett att göra-lista.

Lättare läst och snab­bare prioriterat
Om du gör att göra-uppgifter av mail istäl­let för att mark­era dem med stjärnor, flag­gor eller som oläs­ta, får du tydli­gare att göra-uppgifter som går fort­are att förstå vad de innebär.

Du slip­per läsa sam­ma mail flera gånger bara för att upp­täc­ka att det var något du skulle göra som du inte hin­ner nu. Istäl­let fat­tar du snab­bare och med min­dre ansträngn­ing beslut om vilken att göra-uppgift som du gör helt rätt i att göra härnäst. Lis­tan är dessu­tom en istäl­let för två (en konkret och en lud­dig), vilket ger dig bät­tre överblick över allt du har att göra.

Hur gör du?
Vad använ­der du för dig­i­talt att göra-list-verk­tyg? Kanske är det ett jag inte hört talas om (för det finns som bekant alltid en app till). Berät­ta för mig!

För­resten, om du vill ha fler tips om struk­tur på job­bet finns det flera sätt att få just det här.