Strukturbloggen

När jag talar med mina kun­der om vad som ​“stjäl” deras tid, är näs­tan alltid ​“inef­fek­ti­va möten” något som kom­mer upp. I begrep­pet inef­fek­tivitet går det att läg­ga myck­et, men en aspekt är det att vis­sa möten alltid ten­der­ar dra ut på tiden.

Vid var­je tillfälle vi ses är mötesti­den så snålt till­t­a­gen att vi aldrig hin­ner med de tre sista punk­ter­na på agen­dan. Eller, så har vi vid förs­ta anblick­en väl till­t­aget med tid, men under mötet är det någon punkt som seglar iväg så kap­i­talt att vi ändå inte hin­ner, utan får ta det sista näs­ta gång. Om vi hin­ner då, det vill säga.

Turas om
Vi skulle behö­va någon som håller koll på tiden, så vi hin­ner det vi tänkt mer än idag. Men, som mötesledare behöver vi kanske hål­la fullt fokus på att fördela ordet, föl­ja resone­man­gen och dri­va sam­talet mot det konkre­ta. Om vi dessu­tom ska hål­la koll på tiden, blir det lätt ett par bol­lar för myck­et, vi dis­tra­heras och gör ett inte lika bra jobb i själ­va mötesmodererandet.

Hur skulle det vara om vi utsåg någon mötes­delt­a­gare som är ans­varig för att vi håller tiden? Men, vem vill vara en tidsstudie­man­naak­tig petimeter?

Det kan verk­li­gen vara en otack­sam och neg­a­tiv roll. Cirkulera där­för tid­hål­lan­deans­varet om det är ett återkom­mande mötes­fo­rum så att det är oli­ka ans­vari­ga var­je gång.

Gör och lär
Över tid får näm­li­gen var och en av delt­a­gar­na kän­na på hur tråkigt det kan kän­nas att behö­va brom­sa och tys­ta kol­le­gor­na, så all­tefter­som blir vi troli­gen bät­tre och bät­tre på att själv­mant hål­la tiden. Om inte annat så av omtanke om tidhållaren.

Gör så här

• Bestäm dig för vilket forum du vill tes­ta det­ta i.


• Föres­lå för den som brukar vara mötesledare att vi ska ha en utsedd tid­hål­lare på var­je möte. Ett syd­skån­skt före­tag jag besök­te i vin­tras hade till vis­sa mötes­fo­rum utsett vad de kallade för ​“watch­dogs”. Du är säk­ert inte ensam i frus­tra­tio­nen över att mötet alltid håller tiden, så din idé fall­er säk­ert i god jord.


• Inför mötet, tidssätt agen­dan. D v s, ​“den här punk­ten får ta 10 minut­er, den här 5 minut­er och den här 20 minut­er”. Då har du något att stäm­ma av mot under mötet att ni håller rätt tempo.


• Förs­ta gån­gen, var själv den som håller tiden.


• I slutet av mötet, frå­ga ​“OK, vem har lust att ta över stafettpin­nen och vara tid­hål­lare näs­ta tillfälle?”. Notera vem som tackar ja, så det inte är några tvek­samheter om det när ni väl ses näs­ta gång.


• Tänk ut något du tyck­er funger­ade bra med ditt tid­hål­lande under mötet och något som du skulle vil­ja göra annor­lun­da näs­ta gång. Dela med dig av vad du kom­mer fram till till den som är tid­hål­lare vid näs­ta tillfälle. Då övar ni på tid­hål­lan­det och ni finsli­par det mer och mer allteftersom.

Bryt vanan och behåll fokus
Om ni cirkuler­ar tid­hål­larans­varet i era återkom­mande mötes­fo­rum (team­sam­ling, avdel­ningsmöte, apt, led­nings­grupp, pro­jek­t­möte eller något annat), kom­mer möte­na som med automatik lättare hål­las inom sat­ta tid­sra­mar. Ni arbe­tar mer fokuser­at i möte­na och istäl­let för att bli mer och mer frus­tr­erad över kol­le­gor­nas brist­fäl­li­ga mötes­dis­ci­plin upplever du möte­nas egentli­ga syfte och nytta.

Hur gör ni?
Hur har ni gjort för att se till att era möten hålls kor­ta? Läm­na en kom­men­tar och berätta.